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订单管理系统需求说明书（PRD）
1. 文档信息
- 项目名称：订单管理系统
- 文档名称：需求说明书（PRD）
- 文档版本：V1.0
- 编写日期：2026-05-05
- 适用端：WEB 业务员端、小程序管理层端、小程序司机端、WEB 管理后台
2. 需求背景
当前业务围绕销售订单、客户、产品、工厂、物流、司机任务、回扣、欠款提醒和业绩统计展开，涉及多个角色和多个操作端。现有需求描述已经覆盖了主要业务链路，但存在状态定义不统一、权限边界不够清晰、部分计算规则未明确、部分功能描述存在交叉的问题。
本 PRD 的目标是将原始需求整理为可评审、可开发、可验收的标准化需求文档，为后续数据库设计、接口设计、页面设计和开发排期提供依据。
3. 产品目标
3.1 业务目标
- 业务员可高效录入并提交销售订单。
- 管理层可基于订单成本、利润、回扣等信息完成审批。
- 订单审批后可快速下发工厂并进入履约流程。
- 司机可通过小程序完成接单、揽货、送达。
- 系统可自动对物流超时、欠款超期、长期未下单客户进行提醒。
- 后台可统一维护客户、产品、工厂、用户、角色及系统配置。
3.2 产品目标
- 建立订单从录入到完成的闭环管理。
- 建立不同角色的信息隔离与权限控制。
- 引入 AI 辅助识别与信息整理，提高录入与匹配效率。
- 通过配置化规则支持提醒和统计能力。
4. 角色定义
4.1 业务员
负责客户维护、订单录入、提交审核、查看个人订单、跟踪订单状态、处理系统提醒、发起取消申请等。
4.2 管理层 / 何总
负责审核销售单、查看完整订单信息、判断订单是否盈利、审批取消、查看全局经营数据。
4.3 何总秘书
负责部分物流图片录入、AI 识别辅助、订单信息整理等操作。
4.4 司机
负责接收运输任务、确认揽货、确认送达、上传照片、查看任务详情。
4.5 后台管理员
负责用户、角色、菜单、配置、客户、产品、工厂等基础数据管理，以及统计报表维护。
5. 端与模块划分
5.1 WEB 业务员端
用于业务员录单、查单、查看提醒、查看订单状态。
5.2 小程序管理层端
用于何总等管理人员审批订单、查看利润、处理取消审批、查看下发信息。
5.3 小程序司机端
用于司机查看任务、接单、揽货、送达、上传照片。
5.4 WEB 管理后台
用于客户、产品、工厂、员工、角色、菜单、配置、报表等基础管理。
6. 需求范围说明
6.1 本期包含
- 销售订单录入与审核
- 销售订单取消与取消审批
- 客户管理与批量导入
- 产品管理
- 工厂/供应商基础管理
- 司机任务管理
- 物流状态追踪
- 欠款提醒
- 长时间未下单提醒
- 业绩统计报表
- 后台权限与配置管理
- AI 辅助识别流程的基础接入
6.2 本期暂不强制包含
- 工厂独立登录系统
- 工厂端完整协同流程
- 复杂多段物流自动追踪闭环
- 全自动利润决策模型
说明：这些能力可在后续版本扩展，但当前需求描述中更偏向半自动处理和人工确认。
7. 业务流程总览
7.1 销售订单主流程
- 业务员录入销售订单。
- 系统识别客户是否存在；若不存在则按手机号 + 姓名规则自动同步至客户库。
- 业务员提交审核。
- 管理层查看订单利润与相关信息后进行审批。
- 审批通过后，系统生成下发工厂的复制文本。
- 订单进入履约流程，由司机或相关人员继续处理物流任务。
- 司机完成接单、揽货、送达。
- 系统记录订单状态变更并支持追踪查询。
7.2 取消流程
- 未进入正式审批或仍处于待审核阶段的订单，业务员可直接取消。
- 已审批订单如需取消，需由何总确认。
- 若订单已进入履约阶段，是否允许取消需按状态进一步限制。
7.3 物流提醒流程
- 系统监控订单的首个物流节点。
- 若首个物流节点超过 2 天未流转，自动提醒对应业务员。
- 提醒默认仅发送一次。
7.4 欠款提醒流程
- 系统根据客户月结信息和订单账期计算欠款。
- 对超过配置天数未结算的订单自动提醒业务员。
- 业务员负责后续催收跟进。
7.5 长时间未下单提醒流程
- 系统根据客户历史下单频率及最近下单时间判断是否长期未下单。
- 可配置金额阈值，低于阈值的客户可不纳入追踪。
- 提醒结果发送给业务员。
8. 需求冲突分析与统一口径
以下是原需求描述与前期草案对照后发现的需要统一之处：
8.1 订单“取消”逻辑存在表述差异
原始需求：
- “没有审批过的订单可以直接取消，申请过的订单需要提交待何总确定后方可撤销”
- “业务员提交的何总未审批的可以直接取消，中间有时差；何总审批过的订单需要何总自己审批完成后才能取消”
统一后的口径：
- 待审核阶段的订单，业务员可直接取消。
- 已审批通过的订单，取消必须由何总确认。
- 已进入履约阶段后，是否允许取消需由状态规则进一步约束。
8.2 “订单进度信息通知”与“报价单最终审批”存在错位
原始需求：
- 功能名称为“订单进度信息通知”
- 功能描述却写为“报价单最终审批”
统一后的口径：
- 该项按“销售订单审核结果通知与信息可见性”处理。
- 不再按“报价单”独立建模，统一归入销售订单管理。
8.3 物流第一个节点定义需要明确
原始需求：
- “当生产订单第一个物流节点超过2天无流转信息时提醒”
- 备注中定义为“从开始有物流揽件信息开始的节点作为第一个节点”
统一后的口径：
- 第一个物流节点定义为“首次出现揽件/物流流转信息的节点”。
- 超过 2 天未流转，仅提醒一次。
8.4 AI 识别角色偏重需要统一
原始需求：
- 豆包 AI 用于识别图片信息、整理订单内容、辅助判断重复订单、辅助计算过程保存
统一后的口径：
- AI 仅作为辅助识别与辅助整理工具。
- 最终结果仍需人工确认，尤其是相似订单与识别不清晰的图片。
- AI 输出结果需保留原始记录和修正记录。
8.5 利润计算规则存在过度依赖 AI 的表述
原始需求：
- “计算公式和结果需要豆包的大模型进行处理过程保存”
统一后的口径：
- 利润计算应以系统规则为准，AI 可辅助提取和展示计算过程，但不作为唯一计算依据。
- 系统应保留计算过程、公式和结果，供管理层审核。
8.6 工厂权限描述与“只作为字典数据”存在差异
原始需求：
- 部分工厂看到内容不同、权限不同
- 后台中又说明工厂“只作为字典数据，供管理员查看”
统一后的口径：
- 当前版本工厂表作为基础字典维护。
- 下发工厂时仅生成可复制文本，不建设工厂独立端。
- 若未来确需不同工厂查看不同信息，可在后续版本做扩展。
8.7 新客户判定规则已明确，但需要和批量导入规则统一
统一后的口径：
- 新客户识别以“手机号 + 姓名同时匹配”为准。
- 批量导入时同样按此规则去重。
8.8 欠款提醒起算节点需配置化
原始需求：
- 订单日期、对账日期、发货日期三种口径都可加上，由后台设置
统一后的口径：
- 欠款超期提醒起算节点支持配置化，默认可选：订单日期、对账日期、发货日期。
9. 功能需求说明
9.1 销售订单管理
9.1.1 销售单录入并提交审核
功能描述： 业务员录入销售订单，包括客户信息、物流信息、订单信息、回扣信息等，并提交审核。
业务规则：
- 如客户不存在，则根据手机号 + 姓名自动同步到客户库。
- 提交后订单进入待审核状态。
- 订单提交信息需记录提交人、提交时间。
输出结果：
- 生成订单记录
- 生成审核任务
- 记录订单初始状态
9.1.2 查看个人历史销售订单
功能描述： 业务员查看自己历史提交的销售订单。
权限规则：
- 仅能查看与本人关联的订单。
- 显示字段按权限脱敏。
9.1.3 销售订单状态查询与追踪
功能描述： 查看订单状态与物流信息。
业务规则：
- 物流信息对接快递 100 接口。
- 支持订单及物流节点查询。
9.1.4 销售订单取消
功能描述： 业务员取消订单，或发起取消申请。
业务规则：
- 待审核前可直接取消。
- 已审批订单需何总确认。
- 操作需记录取消原因与操作日志。
9.1.5 物流消息提醒
功能描述： 首个物流节点超时提醒业务员。
业务规则：
- 首个节点定义为首次揽件/首次物流流转。
- 超过 2 天无流转仅提醒一次。
9.1.6 订单进度信息通知
功能描述： 订单状态变化后向相关角色推送通知。
权限规则：
- 业务员只看自己相关订单的有限信息。
- 何总查看订单全部信息，包括数量、成本、回扣、利润、报价等。
9.1.7 物流图片录入与 AI 识别
功能描述： 何总秘书在泰兴工厂等场景下录入物流图片，并借助 AI 辅助识别订单信息。
业务规则：
- 支持自动识别与人工修正。
- 识别失败时可人工输入。
- 相似订单需人工判断是否重复。
9.1.8 长时间未下单提醒
功能描述： 对长时间未下单客户自动提醒业务员。
业务规则：
- 支持配置沉默周期。
- 支持配置金额阈值。
- 低于阈值客户可不提醒。
9.2 销售单审批管理
9.2.1 销售单最终审批
功能描述： 管理层根据订单信息进行最终审批。
业务规则：
- 系统自动匹配产品表，计算成本、利润和利润率。
- 审核页需展示计算过程与结果。
- 可一键通过或退回。
- 退回后业务员需收到通知。
待确认项：
- 利润率阈值是否作为自动通过标准。
- 成本缺失时如何处理。
- 运费、税费、回扣是否计入利润。
9.2.2 审批通过后下发工厂
功能描述： 审批通过后生成可复制文本，供业务人员下发给工厂。
业务规则：
- 当前不要求工厂端系统对接。
- 不同工厂生成内容可不同，但本期以文本复制为主。
9.2.3 审批取消订单
功能描述： 对已审批订单进行取消审批。
业务规则：
- 与业务员端取消逻辑统一。
- 取消过程留痕。
9.2.4 回扣设置
功能描述： 录单时标记订单是否存在回扣，并录入金额。
业务规则：
- 回扣金额计入利润计算。
- 回扣信息可作为审核依据。
9.3 司机任务管理
9.3.1 查看任务详情
功能描述： 司机查看自己可执行的任务。
可见信息：
- 取货地址
- 取件内容
- 数量
- 关联工厂
- 所属业务员部分信息
不可见信息：
- 客户敏感信息
- 财务敏感信息
- 非任务相关内容
9.3.2 接单
功能描述： 司机确认接收任务。
9.3.3 确认揽货
功能描述： 司机拍照上传收货记录，并同步给业务员。
业务规则：
- 提交前可撤回。
- 提交后不可撤回。
- 图片存储至 COS。
- 通过微信订阅消息通知相关人员。
9.3.4 确认送达
功能描述： 司机确认送达仓库并更新任务状态。
9.4 产品管理
9.4.1 产品录入
功能描述： 录入产品基础信息，用于后续订单报价和成本核算。
建议字段：
- 产品名称
- 规格
- 单位
- 分类
- 成本价
- 售价
- 状态
- 备注
9.4.2 产品查询
功能描述： 支持按名称、规格、分类等条件查询产品。
9.5 工厂/供应商管理
9.5.1 维护合作工厂信息
功能描述： 维护合作工厂及供应商基础信息。
业务规则：
- 当前作为字典数据使用。
- 不要求工厂独立登录系统。
9.6 客户管理
9.6.1 客户信息录入与查询
功能描述： 录入和查询直接客户信息，支持批量导入。
业务规则：
- 姓名 + 电话作为重复校验标准。
- 支持导入模板。
- 重复数据支持去重或提示。
9.6.2 欠款及超期提醒
功能描述： 系统自动统计月结客户欠款总额，并推送超期提醒。
业务规则：
- 月结信息维护在客户资料中。
- 起算节点可配置为订单日期、对账日期、发货日期。
- 提醒对象为业务员。
9.7 员工管理
9.7.1 员工信息维护
功能描述： 管理后台维护员工基础信息。
说明： 当前原始需求未展开详细字段，后续可补充。
9.8 业绩统计报表
9.8.1 月度 / 季度 / 年度业绩统计
功能描述： 系统统计销售数据并生成可导出报表。
统计维度：
- 订单数量
- 订单金额
- 工业品 / 日用品分类
- 排除电商平台订单
业务规则：
- 产品分类需在产品表中维护。
- 电商平台订单需在订单数据中有来源标识。
- 支持导出。
9.9 后台系统管理
9.9.1 后台用户管理
管理系统登录用户。
9.9.2 角色管理
管理业务员、管理层、司机、秘书、管理员等角色权限。
9.9.3 菜单管理
管理不同角色可访问的菜单。
9.9.4 配置管理
支持维护提醒周期、金额阈值、物流超时规则等配置项。
10. 权限与可见性规则
10.1 业务员
可查看自己订单、自己的客户、自己的任务及系统提醒。
10.2 管理层
可查看全量订单信息、成本、利润、回扣、报价、审批记录等。
10.3 司机
可查看任务信息、取货地址、取件内容、数量等，不可查看敏感财务信息。
10.4 管理员
可管理系统全部基础配置、用户、角色、菜单、字典及统计信息。
11. 订单状态建议
建议订单状态定义如下：
- 草稿
- 待审核
- 已通过
- 已退回
- 待下发工厂
- 待司机接单
- 已接单
- 已揽货
- 已送达
- 已取消
如后续需要补充生产或发货环节，可增加：
- 生产中
- 已发货
- 已完成
12. 配置项建议
后台建议支持以下配置项：
- 物流首节点超时时间
- 长时间未下单周期
- 欠款提醒超时时间
- 欠款提醒起算节点
- 金额阈值
- 提醒方式
- 订单利润判断阈值
- 是否允许某些状态取消
13. 验收标准建议
13.1 订单录入
- 可完成订单新增、客户自动识别、提交审核。
- 新客户按姓名 + 手机号规则写入客户库。
13.2 审核流程
- 审核时可看到计算结果和计算过程。
- 可通过、退回并触发消息通知。
13.3 取消流程
- 待审核订单可直接取消。
- 已审批订单需何总确认取消。
13.4 司机任务
- 司机可接单、揽货、送达。
- 揽货可上传照片并同步通知。
13.5 提醒流程
- 物流超时提醒可触发一次。
- 欠款提醒和长时间未下单提醒可按配置生效。
13.6 报表
- 可查看月度、季度、年度业绩统计并导出。
14. 待确认问题
以下问题建议在进入开发前最终确认：
- 利润计算公式最终版本是什么？
- 运费、税费、回扣是否全部计入利润？
- 订单进入履约阶段后，取消是否允许？
- 工厂文本内容是否需要区分工厂类型？
- AI 输出是否允许人工修改并覆盖？
- 月结客户的结算字段具体有哪些？
- 电商平台订单如何识别来源？
- 订单最终状态是否需要“已完成 / 已结算”？
15. 版本说明
本 PRD 为基于当前需求描述整理的 V1.0 草案，后续可根据业务确认继续迭代。当前文档已对原始需求中的冲突点进行统一口径处理，并将功能结构整理为可开发的标准 PRD 格式。