# 订单管理系统需求说明书（PRD） ## 1. 文档信息 - 项目名称：订单管理系统 - 文档名称：需求说明书（PRD） - 文档版本：V1.0 - 编写日期：2026-05-05 - 适用端：WEB 业务员端、小程序管理层端、小程序司机端、WEB 管理后台 --- ## 2. 需求背景 当前业务围绕销售订单、客户、产品、工厂、物流、司机任务、回扣、欠款提醒和业绩统计展开，涉及多个角色和多个操作端。现有需求描述已经覆盖了主要业务链路，但存在状态定义不统一、权限边界不够清晰、部分计算规则未明确、部分功能描述存在交叉的问题。 本 PRD 的目标是将原始需求整理为可评审、可开发、可验收的标准化需求文档，为后续数据库设计、接口设计、页面设计和开发排期提供依据。 --- ## 3. 产品目标 ### 3.1 业务目标 1. 业务员可高效录入并提交销售订单。 2. 管理层可基于订单成本、利润、回扣等信息完成审批。 3. 订单审批后可快速下发工厂并进入履约流程。 4. 司机可通过小程序完成接单、揽货、送达。 5. 系统可自动对物流超时、欠款超期、长期未下单客户进行提醒。 6. 后台可统一维护客户、产品、工厂、用户、角色及系统配置。 ### 3.2 产品目标 - 建立订单从录入到完成的闭环管理。 - 建立不同角色的信息隔离与权限控制。 - 引入 AI 辅助识别与信息整理，提高录入与匹配效率。 - 通过配置化规则支持提醒和统计能力。 --- ## 4. 角色定义 ### 4.1 业务员 负责客户维护、订单录入、提交审核、查看个人订单、跟踪订单状态、处理系统提醒、发起取消申请等。 ### 4.2 管理层 / 何总 负责审核销售单、查看完整订单信息、判断订单是否盈利、审批取消、查看全局经营数据。 ### 4.3 何总秘书 负责部分物流图片录入、AI 识别辅助、订单信息整理等操作。 ### 4.4 司机 负责接收运输任务、确认揽货、确认送达、上传照片、查看任务详情。 ### 4.5 后台管理员 负责用户、角色、菜单、配置、客户、产品、工厂等基础数据管理，以及统计报表维护。 --- ## 5. 端与模块划分 ### 5.1 WEB 业务员端 用于业务员录单、查单、查看提醒、查看订单状态。 ### 5.2 小程序管理层端 用于何总等管理人员审批订单、查看利润、处理取消审批、查看下发信息。 ### 5.3 小程序司机端 用于司机查看任务、接单、揽货、送达、上传照片。 ### 5.4 WEB 管理后台 用于客户、产品、工厂、员工、角色、菜单、配置、报表等基础管理。 --- ## 6. 需求范围说明 ### 6.1 本期包含 - 销售订单录入与审核 - 销售订单取消与取消审批 - 客户管理与批量导入 - 产品管理 - 工厂/供应商基础管理 - 司机任务管理 - 物流状态追踪 - 欠款提醒 - 长时间未下单提醒 - 业绩统计报表 - 后台权限与配置管理 - AI 辅助识别流程的基础接入 ### 6.2 本期暂不强制包含 - 工厂独立登录系统 - 工厂端完整协同流程 - 复杂多段物流自动追踪闭环 - 全自动利润决策模型 说明：这些能力可在后续版本扩展，但当前需求描述中更偏向半自动处理和人工确认。 --- ## 7. 业务流程总览 ### 7.1 销售订单主流程 1. 业务员录入销售订单。 2. 系统识别客户是否存在；若不存在则按手机号 + 姓名规则自动同步至客户库。 3. 业务员提交审核。 4. 管理层查看订单利润与相关信息后进行审批。 5. 审批通过后，系统生成下发工厂的复制文本。 6. 订单进入履约流程，由司机或相关人员继续处理物流任务。 7. 司机完成接单、揽货、送达。 8. 系统记录订单状态变更并支持追踪查询。 ### 7.2 取消流程 - 未进入正式审批或仍处于待审核阶段的订单，业务员可直接取消。 - 已审批订单如需取消，需由何总确认。 - 若订单已进入履约阶段，是否允许取消需按状态进一步限制。 ### 7.3 物流提醒流程 - 系统监控订单的首个物流节点。 - 若首个物流节点超过 2 天未流转，自动提醒对应业务员。 - 提醒默认仅发送一次。 ### 7.4 欠款提醒流程 - 系统根据客户月结信息和订单账期计算欠款。 - 对超过配置天数未结算的订单自动提醒业务员。 - 业务员负责后续催收跟进。 ### 7.5 长时间未下单提醒流程 - 系统根据客户历史下单频率及最近下单时间判断是否长期未下单。 - 可配置金额阈值，低于阈值的客户可不纳入追踪。 - 提醒结果发送给业务员。 --- ## 8. 需求冲突分析与统一口径 以下是原需求描述与前期草案对照后发现的需要统一之处： ### 8.1 订单“取消”逻辑存在表述差异 **原始需求：** - “没有审批过的订单可以直接取消，申请过的订单需要提交待何总确定后方可撤销” - “业务员提交的何总未审批的可以直接取消，中间有时差；何总审批过的订单需要何总自己审批完成后才能取消” **统一后的口径：** - 待审核阶段的订单，业务员可直接取消。 - 已审批通过的订单，取消必须由何总确认。 - 已进入履约阶段后，是否允许取消需由状态规则进一步约束。 ### 8.2 “订单进度信息通知”与“报价单最终审批”存在错位 **原始需求：** - 功能名称为“订单进度信息通知” - 功能描述却写为“报价单最终审批” **统一后的口径：** - 该项按“销售订单审核结果通知与信息可见性”处理。 - 不再按“报价单”独立建模，统一归入销售订单管理。 ### 8.3 物流第一个节点定义需要明确 **原始需求：** - “当生产订单第一个物流节点超过2天无流转信息时提醒” - 备注中定义为“从开始有物流揽件信息开始的节点作为第一个节点” **统一后的口径：** - 第一个物流节点定义为“首次出现揽件/物流流转信息的节点”。 - 超过 2 天未流转，仅提醒一次。 ### 8.4 AI 识别角色偏重需要统一 **原始需求：** - 豆包 AI 用于识别图片信息、整理订单内容、辅助判断重复订单、辅助计算过程保存 **统一后的口径：** - AI 仅作为辅助识别与辅助整理工具。 - 最终结果仍需人工确认，尤其是相似订单与识别不清晰的图片。 - AI 输出结果需保留原始记录和修正记录。 ### 8.5 利润计算规则存在过度依赖 AI 的表述 **原始需求：** - “计算公式和结果需要豆包的大模型进行处理过程保存” **统一后的口径：** - 利润计算应以系统规则为准，AI 可辅助提取和展示计算过程，但不作为唯一计算依据。 - 系统应保留计算过程、公式和结果，供管理层审核。 ### 8.6 工厂权限描述与“只作为字典数据”存在差异 **原始需求：** - 部分工厂看到内容不同、权限不同 - 后台中又说明工厂“只作为字典数据，供管理员查看” **统一后的口径：** - 当前版本工厂表作为基础字典维护。 - 下发工厂时仅生成可复制文本，不建设工厂独立端。 - 若未来确需不同工厂查看不同信息，可在后续版本做扩展。 ### 8.7 新客户判定规则已明确，但需要和批量导入规则统一 **统一后的口径：** - 新客户识别以“手机号 + 姓名同时匹配”为准。 - 批量导入时同样按此规则去重。 ### 8.8 欠款提醒起算节点需配置化 **原始需求：** - 订单日期、对账日期、发货日期三种口径都可加上，由后台设置 **统一后的口径：** - 欠款超期提醒起算节点支持配置化，默认可选：订单日期、对账日期、发货日期。 --- ## 9. 功能需求说明 ## 9.1 销售订单管理 ### 9.1.1 销售单录入并提交审核 **功能描述：** 业务员录入销售订单，包括客户信息、物流信息、订单信息、回扣信息等，并提交审核。 **业务规则：** - 如客户不存在，则根据手机号 + 姓名自动同步到客户库。 - 提交后订单进入待审核状态。 - 订单提交信息需记录提交人、提交时间。 **输出结果：** - 生成订单记录 - 生成审核任务 - 记录订单初始状态 ### 9.1.2 查看个人历史销售订单 **功能描述：** 业务员查看自己历史提交的销售订单。 **权限规则：** - 仅能查看与本人关联的订单。 - 显示字段按权限脱敏。 ### 9.1.3 销售订单状态查询与追踪 **功能描述：** 查看订单状态与物流信息。 **业务规则：** - 物流信息对接快递 100 接口。 - 支持订单及物流节点查询。 ### 9.1.4 销售订单取消 **功能描述：** 业务员取消订单，或发起取消申请。 **业务规则：** - 待审核前可直接取消。 - 已审批订单需何总确认。 - 操作需记录取消原因与操作日志。 ### 9.1.5 物流消息提醒 **功能描述：** 首个物流节点超时提醒业务员。 **业务规则：** - 首个节点定义为首次揽件/首次物流流转。 - 超过 2 天无流转仅提醒一次。 ### 9.1.6 订单进度信息通知 **功能描述：** 订单状态变化后向相关角色推送通知。 **权限规则：** - 业务员只看自己相关订单的有限信息。 - 何总查看订单全部信息，包括数量、成本、回扣、利润、报价等。 ### 9.1.7 物流图片录入与 AI 识别 **功能描述：** 何总秘书在泰兴工厂等场景下录入物流图片，并借助 AI 辅助识别订单信息。 **业务规则：** - 支持自动识别与人工修正。 - 识别失败时可人工输入。 - 相似订单需人工判断是否重复。 ### 9.1.8 长时间未下单提醒 **功能描述：** 对长时间未下单客户自动提醒业务员。 **业务规则：** - 支持配置沉默周期。 - 支持配置金额阈值。 - 低于阈值客户可不提醒。 --- ## 9.2 销售单审批管理 ### 9.2.1 销售单最终审批 **功能描述：** 管理层根据订单信息进行最终审批。 **业务规则：** - 系统自动匹配产品表，计算成本、利润和利润率。 - 审核页需展示计算过程与结果。 - 可一键通过或退回。 - 退回后业务员需收到通知。 **待确认项：** - 利润率阈值是否作为自动通过标准。 - 成本缺失时如何处理。 - 运费、税费、回扣是否计入利润。 ### 9.2.2 审批通过后下发工厂 **功能描述：** 审批通过后生成可复制文本，供业务人员下发给工厂。 **业务规则：** - 当前不要求工厂端系统对接。 - 不同工厂生成内容可不同，但本期以文本复制为主。 ### 9.2.3 审批取消订单 **功能描述：** 对已审批订单进行取消审批。 **业务规则：** - 与业务员端取消逻辑统一。 - 取消过程留痕。 ### 9.2.4 回扣设置 **功能描述：** 录单时标记订单是否存在回扣，并录入金额。 **业务规则：** - 回扣金额计入利润计算。 - 回扣信息可作为审核依据。 --- ## 9.3 司机任务管理 ### 9.3.1 查看任务详情 **功能描述：** 司机查看自己可执行的任务。 **可见信息：** - 取货地址 - 取件内容 - 数量 - 关联工厂 - 所属业务员部分信息 **不可见信息：** - 客户敏感信息 - 财务敏感信息 - 非任务相关内容 ### 9.3.2 接单 **功能描述：** 司机确认接收任务。 ### 9.3.3 确认揽货 **功能描述：** 司机拍照上传收货记录，并同步给业务员。 **业务规则：** - 提交前可撤回。 - 提交后不可撤回。 - 图片存储至 COS。 - 通过微信订阅消息通知相关人员。 ### 9.3.4 确认送达 **功能描述：** 司机确认送达仓库并更新任务状态。 --- ## 9.4 产品管理 ### 9.4.1 产品录入 **功能描述：** 录入产品基础信息，用于后续订单报价和成本核算。 **建议字段：** - 产品名称 - 规格 - 单位 - 分类 - 成本价 - 售价 - 状态 - 备注 ### 9.4.2 产品查询 **功能描述：** 支持按名称、规格、分类等条件查询产品。 --- ## 9.5 工厂/供应商管理 ### 9.5.1 维护合作工厂信息 **功能描述：** 维护合作工厂及供应商基础信息。 **业务规则：** - 当前作为字典数据使用。 - 不要求工厂独立登录系统。 --- ## 9.6 客户管理 ### 9.6.1 客户信息录入与查询 **功能描述：** 录入和查询直接客户信息，支持批量导入。 **业务规则：** - 姓名 + 电话作为重复校验标准。 - 支持导入模板。 - 重复数据支持去重或提示。 ### 9.6.2 欠款及超期提醒 **功能描述：** 系统自动统计月结客户欠款总额，并推送超期提醒。 **业务规则：** - 月结信息维护在客户资料中。 - 起算节点可配置为订单日期、对账日期、发货日期。 - 提醒对象为业务员。 --- ## 9.7 员工管理 ### 9.7.1 员工信息维护 **功能描述：** 管理后台维护员工基础信息。 **说明：** 当前原始需求未展开详细字段，后续可补充。 --- ## 9.8 业绩统计报表 ### 9.8.1 月度 / 季度 / 年度业绩统计 **功能描述：** 系统统计销售数据并生成可导出报表。 **统计维度：** - 订单数量 - 订单金额 - 工业品 / 日用品分类 - 排除电商平台订单 **业务规则：** - 产品分类需在产品表中维护。 - 电商平台订单需在订单数据中有来源标识。 - 支持导出。 --- ## 9.9 后台系统管理 ### 9.9.1 后台用户管理 管理系统登录用户。 ### 9.9.2 角色管理 管理业务员、管理层、司机、秘书、管理员等角色权限。 ### 9.9.3 菜单管理 管理不同角色可访问的菜单。 ### 9.9.4 配置管理 支持维护提醒周期、金额阈值、物流超时规则等配置项。 --- ## 10. 权限与可见性规则 ### 10.1 业务员 可查看自己订单、自己的客户、自己的任务及系统提醒。 ### 10.2 管理层 可查看全量订单信息、成本、利润、回扣、报价、审批记录等。 ### 10.3 司机 可查看任务信息、取货地址、取件内容、数量等，不可查看敏感财务信息。 ### 10.4 管理员 可管理系统全部基础配置、用户、角色、菜单、字典及统计信息。 --- ## 11. 订单状态建议 建议订单状态定义如下： - 草稿 - 待审核 - 已通过 - 已退回 - 待下发工厂 - 待司机接单 - 已接单 - 已揽货 - 已送达 - 已取消 如后续需要补充生产或发货环节，可增加： - 生产中 - 已发货 - 已完成 --- ## 12. 配置项建议 后台建议支持以下配置项： - 物流首节点超时时间 - 长时间未下单周期 - 欠款提醒超时时间 - 欠款提醒起算节点 - 金额阈值 - 提醒方式 - 订单利润判断阈值 - 是否允许某些状态取消 --- ## 13. 验收标准建议 ### 13.1 订单录入 - 可完成订单新增、客户自动识别、提交审核。 - 新客户按姓名 + 手机号规则写入客户库。 ### 13.2 审核流程 - 审核时可看到计算结果和计算过程。 - 可通过、退回并触发消息通知。 ### 13.3 取消流程 - 待审核订单可直接取消。 - 已审批订单需何总确认取消。 ### 13.4 司机任务 - 司机可接单、揽货、送达。 - 揽货可上传照片并同步通知。 ### 13.5 提醒流程 - 物流超时提醒可触发一次。 - 欠款提醒和长时间未下单提醒可按配置生效。 ### 13.6 报表 - 可查看月度、季度、年度业绩统计并导出。 --- ## 14. 待确认问题 以下问题建议在进入开发前最终确认： 1. 利润计算公式最终版本是什么？ 2. 运费、税费、回扣是否全部计入利润？ 3. 订单进入履约阶段后，取消是否允许？ 4. 工厂文本内容是否需要区分工厂类型？ 5. AI 输出是否允许人工修改并覆盖？ 6. 月结客户的结算字段具体有哪些？ 7. 电商平台订单如何识别来源？ 8. 订单最终状态是否需要“已完成 / 已结算”？ --- ## 15. 版本说明 本 PRD 为基于当前需求描述整理的 V1.0 草案，后续可根据业务确认继续迭代。当前文档已对原始需求中的冲突点进行统一口径处理，并将功能结构整理为可开发的标准 PRD 格式。